1. Início

Para iniciar um Projeto de Gestão Documental o arquivista deve realizar uma visita técnica, onde poderão ser feitos as seguintes atividades:

• Diagnóstico do Acervo Documental com um profissional arquivista;
• Mensuração do Acervo (Quantitativo e Qualitativo);
• Identificação da Solução a ser adotada (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física, dentre outras);
• Análise de Fluxos Administrativos e Documentais;

2. Projeto Básico

Após a visita técnica e identificados o acervo, a solução adequada e o fluxo documental, será criado um Projeto Básico onde serão colocadas, além das informações acima, as atividades que serão feitas no projeto, como a:

• Criação do Plano de Classificação;
• Criação da Tabela de Temporalidade;
• Elaboração de Manual de Instrução sobre procedimentos de uso, classificação e cuidados com documentos para a realidade em questão;
• Criação de normas de dedetização de documentos;
• Criação de normas de higienização de documentos;
• Orientações sobre quais equipamentos devem ser utilizados;
• Indicação de Scanners e demais materiais (caixas, estantes, máscaras, luvas, etc.);
• Manual de eliminação racional da documentação que já cumpriu seu valor legal e/ou probatório.

E os resultados esperados ao final do Projeto, como:

• Apontamentos para reformas hidráulica, elétrica e/ou estrutural (que deverão ser feitas por empresa de engenharia);
• Quantitativos e especificações de materiais como:
  • Caixas-Box;
  • Estantes (fixas ou armários deslizantes);
  • Luvas;
  • Máscaras;
  • Scanners;
  • Portas Corta-Fogo;
  • Higrômetros (Termômetro que mede temperatura e umidade);
  • o Extintores;
  • Alarmes;
  • Sprinklers;
  • Iluminação de Emergência;
  • Ar-condicionado;
  • Lápis;
  • Canetas;
  • Borrachas;
  • Colas;
  • Tesouras;
  • Extratores de Grampos;
  • Resmas de Papel;
  • Envelopes Plásticos.

Esse Projeto Básico servirá de base para a elaboração de um orçamento viável, onde serão estabelecidos cronogramas, quantidades, procedimentos e atividades específicas.

3. Execução

Ao longo da execução do projeto, a utilização de relatórios periódicos é essencial para o bom andamento, afinal através deles é possível identificar o que está certo e o que pode melhorar, quais procedimentos podem ser diferentes e onde é preciso maior força de trabalho.

4. O Projeto já está no fim, e agora?

Ao ser finalizado o Projeto, o mesmo deve ser formalizado com todas as informações acerca do Projeto e da Instituição onde foram realizadas tais atividades, como:

• Diagnóstico da Situação Documental (com dados quantitativos);
• Métodos de Diagnóstico e seus Procedimentos (questionários, entrevistas, visitas técnicas);
• Embasamento Teórico;
• Histórico da Instituição;
• Atuais Condições Administrativas da Instituição;
• Organogramas;
• Fluxos de Trabalho e dos Documentos (fluxogramas);
• Os Resultados e Constatações (condições favoráveis e desfavoráveis);
• Proposta de Solução dos Problemas Identificados (programa de gestão de documentos) e sua Fundamentação Teórica;
• Sugestão de Proposta para Treinamento de Pessoal (com esboço de um plano de trabalho e medidas práticas);
• Cronograma de Execução (com data de início e término);
• Considerações Finais;
• Glossário de Termos Arquivísticos;
• Referências Bibliográficas;
• Campos para Assinatura dos Funcionários Responsáveis (Gerente, Arquivista, Coordenador, e demais funcionários).

Obs.: Se possível, solicitar um Atestado de Capacidade Técnica, afinal o profissional demandou tempo e conhecimento técnico para a execução do Projeto.

5. Benefícios

A princípio os valores podem ser vistos como gastos desnecessários, mas com o resultado alcançado após a realização, a administração da Instituição poderá observar como os benefícios de uma gestão documental corretamente aplicada, serão bem maiores que o esperado, como por exemplo:

• Redução de custos com cópias, impressão e transporte de documentos;
• Maior produtividade e agilidade na consulta de informações e documentos;
• Controle e diminuição do arquivo físico;
• Redução de fraudes na concessão de crédito;
• Credibilidade e transparência perante seu cliente e/ou interessado;
• Transparência em auditorias e fiscalizações.

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