No atual contexto organizacional, das comunicações e gerencial, a informação atingiu um patamar nunca antes pensado e/ou imaginado por gestores, especialistas ou arquivistas, visto que qualquer entidade, país ou empresa que detiver a informação necessária e o controle da mesma, poderá atingir e alcançar a melhor estratégia possível e suas variáveis, para atingir seus objetivos. Entenda mais sobre a Importância do GED.
A necessidade de gerenciar a informação se tornou uma obrigação para quem deseja crescer e abarcar uma parte maior do mercado, visto que este está mudando de forma radical diante desta mudança de paradigma, onde o dinheiro se torna algo secundário diante da própria informação, afinal aquele depende deste para ser gerado.
A utilização de ferramentas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), já é uma realidade nas organizações, tanto públicas quanto privadas, visto que o volume de documentos e dados aumentou exponencialmente frente à burocracia enfrentada pelas mesmas, afinal um órgão público ou uma empresa privada que se preze, deve saber quais documentos eles possuem, e como eles transcorrem dentro da Instituição.
Diante dessa situação, várias Instituições acabam por procurar GED’s que façam a parte mais “básica” da Gestão, ou seja, o cadastro dos documentos dentro de um software e/ou sistema, sem se preocupar com o acesso, a guarda ou o fluxo de trabalho (workflow). Logo dá uma “falsa” sensação de segurança dos dados e documentos alocados, com isso no momento de necessidade de tais documentos (como documentos fiscais para a prestação de contas pelo TCU), será quando a escolha de qualquer sistema se mostrará na ruína do sistema e da Instituição.
Para evitar situações como esta, o gestor por sua vez, deve observar o que ele precisa, de um sistema ou de uma gestão documental? Pois o gerenciamento da documentação existente vai além do simples cadastro de dados em um sistema, afinal os documentos de uma instituição mostram como ela realmente é, seja em relação à organização, a eficiência, a eficácia, ou a todos estes fatores reunidos, tendo consequência disso nos produtos e/ou serviços prestados, de acordo com a natureza de seu negócio.
Posto isso, é necessário saber o que o gestor quer, e identificar o que ele precisa para a gestão dos documentos, logo uma análise de índices de busca deve ser feita, índices como valores (como datas), nomes, assuntos, dentre outros, já que depois de indexados, tais índices irão auxiliar na busca, de forma rápida e prática. Outros fatores devem ser levados em consideração, como o fluxo e a localização do documento dentro do sistema e fisicamente através do workflow (fluxo de trabalho), além da possibilidade de verificação de erros no fluxo através de uma Trilha de Auditoria, com isso metade da gestão estará garantida em um GED com um mínimo de qualidade.
Dito isso vem a seguinte questão, e a outra metade da gestão, como será? Para fazer um gerenciamento de documentos de forma eficiente, além de recursos financeiros e um ótimo sistema, é necessário o recurso humano, este que irá manusear todo o sistema, afinal por mais que o sistema realize as tarefas de forma automatizada, é importante que o profissional que irá iniciá-la, o faça de forma consciente e eficaz, pois sua atividade irá acarretar outras atividades para outros profissionais, seguindo o fluxo orgânico (ou natural) da informação.
Boa parte da Gestão da Informação é feita fora do sistema GED, pois ao se deparar com a massa documental acumulada em determinado setor e/ou instituição, não se pode simplesmente sair indexando e colocando a documentação em qualquer lugar, senão de nada adiantou ter um GED de excelência que atenda aos ISO’s de qualidade. Com isso o conhecimento em áreas como Administração, Arquivologia e Tecnologia de Informação devem se integrar para organizar a documentação e a sua informação, para que com isso a Instituição consiga se desfazer de informações desnecessárias, agilizar o seu fluxo de trabalho e aumentar a competitividade de seu produto e/ou serviço.
Entre em contato nesse link.