Essa é uma pergunta que atualmente, parece ser um pensamento antigo, afinal estamos na era onde a velocidade das informações é quase instantânea, com a digitalização e troca de dados entre vários tipos de sistemas de diversas formas possíveis, entre muitos aparelhos (computadores, notebooks, tablets, smartphones). Porque realizar Microfilmagem?

Mas e em relação à autenticidade e a veracidade das informações? Apesar do advento da Assinatura e a Certificação Digital já existir, países, empresas e órgãos normalizadores do mundo inteiro, ainda não determinaram um padrão internacional para o mesmo. Visto que em um esforço mundial, foi criado o Projeto INTERPARES para determinar este padrão, mas que ainda não alcançou tal objetivo.

Logo a Microfilmagem, apesar de ser considerada arcaica por muitos, possui regulamentações e padrões internacionais para a atividade, logo um documento em papel ao ser microfilmado, pode ser descartado, visto que o microfilme possui os mesmos valores legais, garante a autenticidade e veracidade das informações, aumenta significativamente o espaço para guarda e pode durar entre 100 e 500 anos, de acordo com a forma de armazenamento.

A microfilmagem de documentos é uma metodologia utilizada para a preservação da informação e da imagem documental. Esse sistema, como citado, ainda permite a conversão do microfilme em imagem digital, possibilitando rapidez no acesso a partir do gerenciamento eletrônico de documentos, ou seja, a consulta diretamente no seu computador.

É importante ressaltar que a microfilmagem é a única mídia amparada por lei (Nº 5.433/1968 e Decreto nº 1.799/1996), sendo considerada a única tecnologia reconhecida como cópia fiel do documento original.

O grande êxito registrado pelo microfilme ao longo de 160 anos de história esteve intimamente relacionado com as vantagens que apresentava. O sistema de arquivo em microfilme, comparativamente com um sistema convencional representava uma redução de espaço na ordem dos 98%, enquanto que em termos de peso uma microficha de 4 g. equivale a 2 Kg de documentos microfilmados. Esta redução permitiu um grande rendimento em termos de localização do arquivo, possibilitando uma maior acessibilidade.

Por outro lado essa redução permitiu uma maior proteção dos documentos contra sinistros naturais ou humanos, dado que o baixo custo das duplicações possibilitava a criação de cópias de segurança, assumindo também o papel de cópia de complemento.

Existem duas formas de realizar a microfilmagem, a convencional onde as informações do documento são captadas através de um processo fotográfico (Planetária ou Rotativa), transformando em imagens de documentos, e existe a forma eletrônica ou híbrida, esta que primeiro digitaliza os documentos, para depois microfilmar as informações digitalizadas através de um software de captura, que cria um índice e organiza os documentos digitais, com a finalidade de melhorar a indexação das imagens.

No caso da microfilmagem eletrônica ou híbrida, assim que ela começou a se desenvolver no Brasil, Empresas, Institutos, Cartórios, Tribunais e Associações, começaram a entrar em conflito quanto à autenticidade e veracidade das informações, visto que o documento digital é passível de corrupção, e no caso deste tipo de microfilmagem o documento é digitalizado antes de ser microfilmado.

Mas de acordo com o Parecer Nº 736/2006, onde são elencados este e outros conflitos, a Secretaria Nacional de Justiça, vinculada ao Ministério da Justiça, decidiu que os documentos microfilmados hibridamente, não removem a validade jurídica dos mesmos, ou seja, seus efeitos jurídicos, de acordo com os artigos nº 14 e 15, do Decreto nº 1.799/96, que regulamentam a habilitação para microfilmar e os efeitos legais, através da autenticação por autoridade competente ou por cartório autorizado.

Com isso no Brasil, para realizar tanto a microfilmagem convencional, quanto à eletrônica ou híbrida, é necessário que a empresa ou cartório, realize o cadastro junto ao Ministério da Justiça, para obter a autorização para a execução da atividade. No caso da Estado Virtual, a mesma já possui este cadastro para tal atividade, através da Portaria nº 01, de 09 de Janeiro de 2015, publicada no Diário Oficial da União de 13 de Janeiro de 2015.

Agende uma apresentação, para o diagnóstico da situação de seu acervo, afinal essa é mais uma possibilidade para a gestão das informações, que a Estado Virtual pode oferecer.

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