Quando se fala em gestão de documentos e tempo de guarda, muitas pessoas e gestores se perguntam, qual o tempo de guarda de uma nota fiscal? Por quanto tempo devo ficar com um Ofício Circular? E os assentamentos funcionais, o que eu faço com eles?
Pensando nesse problema, o Arquivo Nacional, através de estudos e pesquisas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, começou a definir ferramentas para auxiliar os gestores, administradores e arquivistas, tanto públicos quanto privados, para facilitar essa atividade tão importante na gestão documental, que foi a criação da Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação.
A Criação de uma Tabela de Temporalidade e de um Plano de Classificação, não é uma tarefa simples, afinal um não existe sem o outro, além de ser necessário o estudo de toda a Organização e a forma como as informações e documentos fluem dentro das Instituições. Logo é necessária uma equipe para essa tarefa, onde através de visitas técnicas e entrevistas, irão conhecer e definir regras para a transferência, a guarda e eliminação dos documentos, de acordo com cada realidade apresentada.
Sabe-se que cada Organização tem uma natureza diferente, pois um hospital tem documentos que uma indústria não tem, e a indústria, tem documentos que um escritório não tem. Com isso, através da Resolução n 14 do CONARQ, ficou definido que Órgãos Públicos e Empresas Privadas estão autorizados a criarem suas ferramentas de gestão, desde que sejam feitas por Arquivistas devidamente graduados. No caso dos Órgãos Públicos, para uso de tais ferramentas, é necessário que estas sejam aprovadas por uma comissão técnica do CONARQ.
Mesmo com essa autorização, o entendimento sobre os prazos ainda não estava muito claro, então os Arquivistas do CONARQ formularam uma Tabela de Temporalidade e um Plano de Classificação para o Poder Executivo, tornando essas ferramentas um modelo genérico para o restante do país, logo cada Instituição pode adaptá-las a sua necessidade, sempre com o auxílio de pelo menos um Arquivista, seja por contratação, consultoria ou concurso público.
Como essas ferramentas são de domínio público, a Estado Virtual disponibiliza para que as Empresas, Órgãos Públicos e a sociedade em geral as conheçam. E caso tenham a curiosidade de avaliar a documentação administrativa e criar uma Tabela e Planos personalizados, ela dispõe de profissionais especializados para a sua necessidade.
Entre em contato nesse link.
Continue acompanhando nosso blog.